Archief voor de ‘deselectie’ Tag

TWIT #29

TWIT

TWIT #25

TWIT

https://twitter.com/rschon/status/3927440722614190082

Charleston dag #1: collectiemanagement, semantiek en Roger Rabbit

 

Aan de hand van twee concrete voorbeelden uit de praktijk, één uit Michigan en één uit Maine, kwamen vandaag de ins en outs van het gezamenlijk bewaren van gedrukte monografieën (‘shared print management’) in een pre-conference sessie uitvoerig aan de orde.

De succesfactoren van dergelijke initiatieven zijn duidelijk:

  • er moet al een gedeelde cultuur van samenwerking tussen de deelnemende instellingen zijn, een vertrouwensbasis
  • een gedeelde (regionale of nationale) catalogus helpt
  • er moeten voldoende data beschikbaar zijn over de aanwezigheid én het gebruik (= uitleningen) van de in aanmerking komende collecties
  • een robuust systeem van interbibliothecair leenverkeer waarin snelle levering voorop staat

Daarnaast helpt (‘carrot‘) een subsidie of andere separate financiering om het proces op gang te helpen en anders (‘stick’) het simpele probleem van tekort schietende ruimte voor concurrerende gebruiksdoeleinden.

Deze preconference werd georganiseerd door SCS, Sustainable Collection Services, het bedrijf van Rick Lugg en Ruth Fischer waarvoor ik wel vaker hier aandacht heb gevraagd. SCS heeft zich gespecialiseerd in het langs geautomatiseerde weg selecteren van titels die in aanmerking komen om afgestoten te worden én van titels die juist in aanmerking komen voor langdurige bewaring. Feitelijk gaat het bij shared print management om twee zijden van dezelfde medaille: zodra je gezamenlijk afspraken maakt om een bepaald minimum aantal exemplaren van elke titel beschikbaar te houden voor de groep die samen wil werken (= bewaren), identificeer je meteen de exemplaren van diezelfde titel die eventueel in aanmerking komen om gedeselecteerd te worden (= afstoten). Verschillende deelnemers bepleiten tijdens de discussies het belang van het benadrukken van dat positieve element, het bewaren, tegenover het meer negatieve, het ‘weggooien’, zeker in communicatie over dit onderwerp met facultaire gebruikersgroepen. Je zou dat een kwestie van semantiek kunnen noemen, maar met minstens net zoveel kracht van argumenten ook een nuchtere weergave van wat er feitelijk gebeurt.

En hoe zit het dan met Roger Rabbit? Een van de sprekers tijdens de preconference verzorgde enkele presentaties. Na zijn eerste daarvan twijfelde ik nog, maar na de tweede wist ik het zeker: dit was de reïncarnatie van Judge Doom uit Who Framed Roger Rabbit?! De gelijkenis was overweldigend.

Stars of the week

Met enige regelmaat vraag ik hier aandacht voor Sample & Hold, de blog van Rick Lugg. Met nuchterheid en vasthoudendheid bepleit hij daarin een verantwoorde, en op basis van gebruiksdata gebaseerde, deselectie van open opgestelde collecties. Als hij dan op een andere plek in het zonnetje wordt gezet, mag ik dat ook nog wel een keertje hier overdoen. Deze week zijn Rick Lugg en zijn partner Ruth Fischer Stars of the Week op ATG NewsChannel. En dit is hun voorspelling voor de komende vijf jaar:

Collection development will continue to evolve toward curation of a discovery environment. Instead of deliberately trying to identify titles most relevant to a discipline, broad categories of material that may be relevant will be enhanced for optimum discoverability, immediate delivery (in either print or digital form), and partial or temporary use.

Rick ‘vierde’ vandaag zelf op Twitter (@ricklugg) zijn 50ste post over deselectie en gezamenlijke depots. Wat mij betreft mogen er nog minstens 50 volgen.

De martelgang van het boek

Zaken als de omvang van de open opstelling en het al dan niet bewaren van gedrukt materiaal zijn op dit moment uitermate actuele onderwerpen. Zo actueel dat we wel eens vergeten dat het problemen van alle tijd zijn, zoals ik zeer recent nog eens werd herinnerd door de vondst van een notitie uit 1954 (handgeschreven uiteraard) over een  capaciteitsprobleem bij de toenmalige Amsterdamse UB. Het document is te aardig om hier niet integraal gepresenteerd te worden.

Rapport over de Opdracht tot het Uitdunnen van de Boekerij op de Studiezaal Moderne Talen van de Universiteitsbibliotheek Amsterdam, 19-31 Juli 1954

Opdracht d.d. 19-VII-1954: ten spoedigste uitdunnen van de boekerij op de Studiezaal Moderne Talen (Stz.M.T.). Dit moet geschieden volgens volgende schets.

[tekening van de nieuwe kastopstelling en te verwijderen kasten]

Uitgevoerd: 19-31 juli 1954 (behoudens Zaterdagen) door Hr. Boon en Van der Steen. Zeer gewaardeerde medewerking van Hr. Mr. Wijnman voor kasten achter het bureau en bureauomgeving.

Nog uit te voeren: Verwerking van de verrichte handelingen in de catalogi. Thans is alleen het plaatsingsregister à jour?

Behandeld: ± 8500 boekwerken; hiervan zijn naar het magazijn (5e verdieping) overgebracht ongeveer 3500 werken.

Gevolgde principes: Alles wat roman e.d. is en normaal als “uitleen” kan worden beschouwd overgebracht naar het magazijn (Balzac, George Sand, Stendhal, Defoe, Richardson, Hauptmann, Schnitzler, Poe). Op studiezaal gehouden: naslagwerken (niet alle exemplaren; indien er nl. meerdere waren, dan de meest volledige én/óf die van de nieuwste tijd). Verder werken van schrijvers als Pascal, Voltaire, Dante, Chaucer, Shakespeare, Goethe. Bovendien zoveel mogelijk studies over schrijvers, biographieën.

[Ter controle van het gevolgde principe moge worden opgemerkt dat terwijl er deze 2 weken ongeveer 70 bezoekers zijn geweest (± 200 bezoeken) er slechts één heeft gevraagd naar een werk, dat naar het magazijn was overgebracht (Wieland). De andere bezoekers hebben dus het materiaal dat zij nodig hadden op de Studiezaal aanwezig gevonden.]

Uiteraard is het hiervoor vastgelegde systeem subjectief toegepast. Men zal kunnen menen dat bijv. Stendhal belangrijker is dan Paul Valéry; dat teveel over linguïstiek is verwijderd of dat teveel over vergelijkende letterkunde is behouden. Door het gevolgde systeem van plaatsing (zie hieronder) is echter een en ander “à la minute” te corrigeren (indien de noodzaak hiervoor blijkt).

Gevolgde systeem van plaatsing: Met toestemming van de Directie mochten de boeken dezelfde signatuur behouden. De verwijderde boeken zijn dus in het magazijn op dezelfde wijze geplaatst (5e verdieping) als de boeken, welke op de Stz.M.T. zijn gebleven. In de catalogi op de Stz.M.T. zijn (worden) de verwijderde boeken gemerkt met X. Deze boeken kunnen bij het Uitleenbureau onder het nummer van M.T. worden aangevraagd. Uitgeleende boeken (vóór 31-7-’54) komen terug op M.T. en worden vandaaruit geplaatst, hetzij op M.T. hetzij in het magazijn. Van de “verdwenen” boeken bestaat op de Stz.M.T. een register.

Mocht het om een of andere reden gewenst zijn dat een boek, dat naar het magazijn is overgebracht, teruggeplaatst wordt op de Stz.M.T. dan zal dit naast X het teken X krijgen. Dit is gemakkelijker dan het uitvlakken van X. Bovendien kan dan de “martelgang” van het boek worden gevolgd.

Amsterdam, 30 Juli 1954

Ik zal niet beweren dat er niets nieuws onder de zon is. Aan de andere kant, het beheer van een collectie gedrukte werken blijkt ook een hoge mate van continuïteit te hebben.

Wat verder opvalt?

  • Een reductie met ca. 40% wordt schijnbaar probleemloos gerealiseerd
  • Maar: er kunnen ‘fouten’ gemaakt worden en die kunnen hersteld worden
  • De directie geeft een opdracht en stuurt op hoofdlijnen; de inhoudelijke deskundigen beslissen
  • Gebruikers worden niet vooraf geraadpleegd; het piep-principe wordt gehanteerd
  • Groot voordeel van het gebruik van dezelfde soort signaturen voor open opstelling en magazijnplaatsing
  • De verwerking in de catalogi is zoals zo vaak het (stiefmoederlijk bedeelde) sluitstuk

Pareltje: Sample & Hold

Soms, het gebeurt helaas niet zo vaak meer, maar soms beland je al surfend op een website of blog (of ‘whatever’) waarvan je meteen denkt: ‘Waarom wist ik hier nog niet van?’; of: ‘Hoe kan ik dit tot nu toe over het hoofd gezien hebben?’ Het zijn pareltjes om te koesteren, maar uiteindelijk natuurlijk ook pareltjes om te delen. Een zo’n pareltje is wat mij betreft de blog Sample & Hold van Rick Lugg. Inmiddels ruim een half jaar oud, met ruim 30 posts, en een bron van inspiratie voor iedereen die zich bezighoudt met collectiemanagement, de open opstelling en het bewaarbeleid t.a.v. gedrukte boeken.

Lugg is oprichter van het bedrijf R2 dat zich specialiseert in het adviseren van bibliotheken op het gebied van strategische planning, werkprocessen en organisatie. Dat advieswerk dient vooral data-driven te zijn (evidence-based zouden anderen zeggen), waarbij de ogen niet voor heilige bibliotheekhuisjes gesloten blijven. Een van de zwaartepunten in Luggs advieswerk is momenteel de deselectie van de open opstelling in combinatie met offsite storage. Zijn uitgangspunten zijn daarbij helder en welomschreven:

  • Many libraries have full or filling stacks (and offsite facilities).
  • 40-50% of print monographs have never circulated even once.
  • Circulation per student FTE continues to decline in most libraries.
  • Users want space for study, collaboration, information commons, cafes.
  • Library additions or new buildings are expensive long-terms solutions—and are difficult to justify when so much space is devoted to low-use/no-use print.
  • Weeding and offsite storage can free prime space with little impact on access.
  • Significant and controlled weeding can eliminate the need for construction.
  • Each library needs to define its “carrying capacity” for print, and manage collections not to exceed that level.
  • Weeding and storage decisions for monographs involve a labor-intensive, title-by-title process, requiring significant time from high-level staff.
  • New tools (rules-based, batch-oriented) are needed. R2 proposes to build them.

Je hoeft het niet eens te zijn met zijn aanpak om de intrinsieke waarde ervan te onderkennen. Lugg dringt consequent aan verantwoord en weldoordacht handelen, enerzijds het blijvende belang van het gedrukte boek benadrukkend en anderzijds oog vragend voor het daadwerkelijke gebruik in een steeds digitalere omgeving:

It is critical that withdrawal candidates be identified in context and that withdrawal or preservation decisions be informed by archival commitments and availability of other copies. There are millions of low-use books that are held by hundreds of libraries; many of them are also available digitally or on-demand. This leaves plenty of scope for immediate action without endangering the integrity of the scholarly and cultural record.

Kortom, wat mij betreft een pareltje dat gekoesterd, gedeeld en gevolgd moet worden. Iemand anders ook nog zo’n kandidaat?

P.S. Rick Lugg is een bescheiden twitteraar.

Minder is meer

Less is More, het is al aan menige auteur voorgehouden. Of in een van de vele varianten, zoals Kill Your Darlings en, in het Nederlands, schrijven is schrappen. Maar ook bijvoorbeeld in de schilderkunst, architectuur en mode wordt het less is more, een beetje afhankelijk van de heersende trends, veelvuldig beleden. Maar in de wetenschappelijke informatievoorziening? We willen toch juist alleen maar echt méér. Geen giga-, tera-, peta- of exabytes aan informatie, maar liever zetta- of yottabytes.

En dan nu een rapport uit Engeland met als titel Less is More. Het is de weerslag van een discussiedag in de Britse bibliotheekwereld over nut en noodzaak van een gezamenlijke aanpak van het bewaren van gedrukte monografieën. Met als uitkomst een wellicht verrassende conclusie: “The steer from the delegates was though it would be useful to address these issues collaboratively it was not currently top of their institution’s priorities.” Uiteraard kan er doorgeborduurd worden op bestaande kleinere, m.n. regionale initiatieven maar een nationaal initiatief wordt niet nodig geacht. Er zijn dan ook geen concrete aanbevelingen uit de studiedag voortgekomen, bijvoorbeeld om langs de lijnen van de UK Research Reserve voor tijdschriften iets gelijksoortigs voor monografieën op te zetten. De belangrijkste reden? Deze lijkt het: “For journals releasing space by deduplicating long print runs was a relatively easy quick win. There may be no such incentive to rationalise monograph collections.”

Dat deed me nog een keer achter de oren krabben wat betreft de titel van de rapportage: Less is More. Toen ik het rapport nog niet gelezen had, dacht ik: ‘ja, (gezamenlijk) minder dezelfde monografieën bewaren, dat levert meerwaarde (namelijk besparingen) op.’ Ná lezing blijf ik wat in verwarring achter. Hoezo Less is More? Heeft dat alleen betrekking op minder centrale sturing dat tot betere resultaten zou leiden? Maar misschien schiet m’n Engels, of m’n fantasie, hier wel gewoon tekort.

Overigens, één citaat uit dit rapport mag hier niet ontbreken:

The meeting closed with a straw poll. This revealed no clear wish to pursue the idea on a national scale at this time. However a clear message resounded in delegates’ ears as they left. Whatever happened next a ‘doing no harm’ principle in holistic collection management local initiatives must be preserved.

Hear, Hear!

De nog heel fysieke bibliotheek

Vanmorgen was ik voor een projectteamvergadering in Amsterdam-Zuidoost, in ons hulpmagazijn (het IWO) waar eerst alleen maar de minder geraadpleegde werken en het (nog) ongecatalogiseerde materiaal werd geplaatst maar dat vanaf september ons belangrijkste boeken- en tijdschriftenmagazijn wordt. Dan wordt namelijk het magazijn in de UB aan het Singel ontruimd; de ca. 16 km. materiaal die daar nu nog staat wordt dan in twee maanden naar het IWO overgebracht. Voortaan wordt dan al het niet-bijzondere materiaal uit onze collectie uit dit ene magazijn uitgeleverd; het écht bijzondere materiaal staat natuurlijk bij de Bibliotheek Bijzondere Collecties aan de Oude Turfmarkt.

In de afgelopen maanden is door medewerkers uit alle afdelingen van de UB-organisatie gewerkt aan het selecteren, controleren en vervolgens daadwerkelijk van de planken verwijderen van ongeveer 8,5 km. tijdschriftbanden in het IWO. Als ik me dat probeer voor te stellen denk ik elke dag maar aan de afstand die ik naar en van werk moet fietsen; dat is nl. ook 8,5 km. En dan dus één aangesloten rij tijdschriftbanden waar je in zo’n 25 minuten langsfietst. Goed, al dat materiaal is in de afgelopen weken afgevoerd en dat heeft in een geweldige gatenkaas in het magazijn geresulteerd. Onderstaande foto geeft daar maar een heel gebrekkig beeld van.

En dus wordt er nu aan een tweede grote klus gewerkt: aanschuiven van kilometers boeken en tijdschriften op een zodanige wijze dat al het materiaal op een logische plek terecht komt (het meest aangevraagde materiaal bijvoorbeeld niet drie hoog achter), dat er op de juiste plaatsen voldoende ruimte is om groei op te vangen én dat de 16 km. die vanaf juli uit de binnenstad wordt overgebracht op een zodanige wijze wordt geplaatst dat het vanaf 1 september ook weer teruggevonden kan worden en kan worden uitgeleend. Een puzzel die niet eenvoudig valt op te lossen en waar je ook niet graag een foutje maakt dat later weer hersteld moet worden. In het IWO heeft de fysieke bibliotheek namelijk nog steeds een heel letterlijke betekenis. Elke band die verplaatst moet worden gaat door twee handen. Naast het reguliere magazijnpersoneel zijn er dan ook de nodige extra krachten aangetrokken die nu nog een paar weken hebben om deze Herculestaak te volbrengen. Dan volgt in juli en augustus de echte verhuizing, die weliswaar is uitbesteed maar die constant begeleid en gemonitord zal moeten worden. Dit slepen met tonnen boeken en tijdschriften wil je tenslotte maar een keer doen. Op de fiets terug naar de UB kon ik maar een ding denken: petje af voor wat er tot nu toe verricht is. En eigenlijk nog een tweede ding: alle vertrouwen dat het project op tijd en met het gewenste resultaat zal worden afgerond.

Weekoogst #46

Bouwen gaat door
Ondanks alle sombere financiële bespiegelingen van de laatste tijd en dramatische berichten over bezuinigingen in met name de sector van de openbare bibliotheken (in buiten- en binnenland), wordt er toch ook nog steeds flink gebouwd aan 21e eeuwse bibliotheken. American Libraries magazine biedt online vast een voorproefje van haar jaarlijkse showcase van nieuw geopende bibliotheken. Elders op het web wordt nadrukkelijk de vraag gesteld naar de toekomstige plaats van boeken in de bibliotheek en worden recente voorbeelden van bibliotheekbouw gepresenteerd.

TICER Summer School niet
Begin dit jaar moesten de TU Delft en DOK Delft ons al melden dat het succesvolle UGame ULearn symposium in 2011 geen doorgang zal vinden. Gebrek aan financiën was daarvoor de belangrijkste reden. Deze week werden we verrast door de cryptische mededeling dat de ook zo succesvolle TICER Summer School van de Universiteit van Tilburg “will not be organized this year owing to certain circumstances.” Dat is voor het eerst in vijftien jaar en je vraagt je dan toch af, gelet op de gekozen formulering, gaat het hier ook om een bezuinigingsmaatregel of is er toch meer aan de hand onder de grote rivieren?

Weggooien weer wel
Meestal komen dit soort berichten uit de Verenigde Staten, maar deze keer van down under. De bibliotheek van de universiteit van New South Wales uit Sydney is haar boeken- en tijdschriftencollectie aan het inkrimpen en dat gaat niet zonder kabaal. De bibliotheek verwordt tot een Starbucks, roepen de critici luid. Die kritiek klinkt op meerdere plekken, ook wel eens in Amsterdam. De schrijver van het artikel zegt in het bezit te zijn van de lijst met titels die nu op de nominatie staan om weggegooid te worden. Openbaar maken, zou ik zeggen. Ik ben wel geïnteresseerd in wat men elders niet langer het bewaren waard acht.

En de strijd tegen DRM ook

De frustratie over wat bibliotheken wel en vooral niet met e-books mogen loopt nog steeds op. Afgelopen weken was met name uitgeverij HarperCollins de gebeten hond, met haar plan een e-book na 26 uitleningen automatisch zichzelf te laten vernietigen, zodat een bibliotheek gedwongen zou zijn een nieuwe licentie op het boek te nemen. Die 26 weken zouden dan het equivalent moeten zijn van de wear and tear van een papieren boek. Librarians against DRM vaart er wel bij.

Ondertussen op mijn nachtkastje…
Het was ook nog eens een drukke week met rapporten. Martin Feijen publiceert zijn literatuuronderzoek naar de wensen van onderzoekers m.b.t. onderzoeksdata (motto: The key requirement from most researchers’ perspectives is for services which are there when they need them, but do not interfere with the creative work at the heart of the research process.). De belangenorganisatie van Amerikaanse universiteitsuitgeverijen verkent in Sustaining Scholarly Publishing de business modellen in een toenemend digitale toekomst (nu krijgen deze uitgeverijen nog 95% van hun inkomsten uit de verkoop van papier). En de belangenorganisatie van de Amerikaanse onderzoeksbibliotheken ARL voegt daar nog een nieuw rapport over  de steun aan kleinere, primair nog op print gericht uitgeverijen aan toe. Misschien toch nog eens de aanschaf van zo’n e-reader overwegen. Kan ik in ieder geval ‘s nachts over de stapels heen kijken. ;-)

Bewaren, maar tot welke prijs?

Hoe gaan we om met de erfenis van ruim vijf eeuwen boekdrukkunst? Dat was eigenlijk de achterliggende vraag bij de informatiebijeenkomst die we vanmorgen georganiseerd hadden voor het Amsterdamse bibliotheekpersoneel. We, dat is het projectteam van het project Concentratie Magazijncollectie in IWO. Doelstelling van dat project is de magazijnfunctie van de UB te concentreren in het depot in Amsterdam-Zuidoost (het IWO), het magazijn in de Amsterdamse binnenstad te ontruimen én, zeker niet het onbelangrijkste, gedurende dat traject minimaal 10 kilometer uit ons huidige bezit van ca. 120 km. te verwijderen.

iwo.jpg

Tien kilometer is omgerekend, bij gemiddeld 40 banden per meter, zo’n 400.000 banden. Een omvangrijk en ingrijpend project dus. Essentieel in de uitvoering ervan zijn de afspraken die enkele jaren geleden in UKB-verband gemaakt zijn over het bewaren van het laatste gedrukte exemplaar van een tijdschrifttitel voor de collectie-Nederland. In het kader van die afspraken heeft iedere UKB-bibliotheek voor bepaalde disciplines de (eeuwige) bewaarplicht op zich genomen, waardoor andere bibliotheken, als zij daar reden toe zien, hun exemplaar af kunnen stoten zonder dat dat nadelige gevolgen heeft voor het totale bezit in die collectie-Nederland. Niet op alle plaatsen hetzelfde bewaren, maar de verantwoordelijkheid daarvoor delen en daarmee de breedte van het aanbod langdurig garanderen.

Die samenwerkingsgedachte achter het landelijke bewaarbeleid appelleert aan de sterk ontwikkelde samenwerking in de Nederlandse universitaire bibliotheekwereld. Maar het afstoten van 10 kilometer tijdschriftbanden staat haaks op de collectioneer- en bewaargedachte waarmee generaties bibliothecarissen zijn opgegroeid en grootgebracht. Dat kwam dan ook duidelijk naar voren in sommige reacties van de aanwezigen tijdens de informatiebijeenkomst. Kunnen we wel vertrouwen op die UKB-afspraken? (ja, maar enige aanscherping is nog wel gewenst) Betekent dit dat we van tijdschriften niet langer altijd meer een volledige reeks in het eigen magazijn hebben staan? (ja!) Gaan we nu geen materiaal afstoten dat achteraf waardevol blijkt te zijn? (nee, dat proberen we uiteraard te voorkomen door allerlei controles in te bouwen, maar een 100% garantie…)

De opkomst bij de bijeenkomst was hoog; het onderwerp leeft duidelijk. Dat legt op het projectteam nog eens een extra verantwoordelijkheid om dit project op een verantwoorde, controleerbare en (nou, vooruit) transparante wijze uit te voeren. Dat gaan we dan ook doen.

Volg

Ontvang elk nieuw bericht direct in je inbox.

Doe mee met 47 andere volgers