Archive for the ‘collectiemanagement’ Tag

What’s in a Number?

WereldKat

Enkele dagen geleden was het zo ver: OCLC registreerde in WorldCat de 2 miljardste holding omdat de University of Alberta Libraries in Edmonton (Canada) een e-book aan haar collectie toevoegde. Het bereiken van deze mijlpaal ging, zoals in de Anglo-Amerikaanse wereld niet geheel ongebruikelijk, met de nodige pompeuze uitspraken gepaard. Zo verklaarde de directeur van de University of Alberta Libraries: “University of Alberta is very proud of its longstanding association with WorldCat’s global community, so its library team is naturally thrilled to be lucky enough to share in OCLC’s astonishing achievement.” Ja, ja.

Maar wat moeten we nu van zo’n geval vinden? ’t Is maar hoe je er naar kijkt. Twee miljard holdings, dat is net geen holding per drie wereldburgers. Big deal! En wat is zo’n holding precies in het digitale tijdperk? Als een bibliotheek in het kader van een PDA-programma een groot aantal titels van e-books in haar catalogus laadt, zijn dat dan ‘holdings’ die door WorldCat geregistreerd worden? Die bibliotheek bezit die boeken (nog) niet, biedt er in eerste instantie alleen maar toegang toe, maar is dat nu een ‘holding’? Wie het weet, mag het zeggen.

Nog een andere invalshoek, uitgaande van de door Google berekende totale omvang van het (gedrukte) boekenuniversum van 129 miljoen titels. Twee miljard holdings vertalen zich dan in gemiddeld een kleine 16 exemplaren van elke titel. Maar dat gemiddelde is uiteraard gebaseerd op alle variaties tussen echt unieke of slechts enkele exemplaren van een bepaalde titel en het boek dat wereldwijd de breedste verspreiding in bibliotheken kent. Welk boek dat is? De bijbel natuurlijk! Althans, dat was in 2005 volgens OCLC zo. Maar toen omvatte WorldCat ‘slechts’ 1 miljard holdings en het is dus zeer de vraag (of juist niet?) dat met de verdubbeling van het aantal holdings sindsdien dat nog steeds zo is. Hoog tijd dus voor OCLC om eens een update te geven van die Top 1000 lijst.

WatchWorldCatGrow

Ondertussen groeit WorldCat (hard) door. Vier dag na het bereiken van de mijlpaal van 2 miljard zijn we al weer een miljoen holdings verder.

In het Nederlandse GGC gaat dat allemaal een stuk langzamer. Maar als de techniek mee wil werken kun je ook het GGC live zien groeien:

WatchGGCGrow

Advertenties

TWIT #12

TWIT

TWIT #11

TWIT

TWIT #8

TWIT

Wilkin Graphs

Vorige week schreef Dan Cohen op zijn blog een post over visualisaties van het bezit van Amerikaanse universiteits- en onderzoeksbibliotheken zoals dat tot uitdrukking komt in het digitale depot van de HathiTrust (inmiddels meer dan 10,5 miljoen banden; meer dan 3,7 miljard pagina’s). Hij noemde die visualisaties Wilkin Graphs, naar John Paul Wilkin, de executive director van de HathiTrust en als bibliothecaris verbonden aan de University of Michigan. Dit is zo’n Wilkin Graph voor Wilkins eigen University of Michigan:

Wilkin Graph UofMich

Op de y-as staat het aantal records (titels) en op de x-as het aantal HathiTrust-bibliotheken dat record (titel) in haar bezit heeft. De University of Michigan heeft dus veel titels als enige van de HathiTrust-bibliotheken (zo’n 280.000) en bijvoorbeeld zo’n 50.000 titels met maar liefst 22 HathiTrust-bibliotheken.

Per instelling verschillen de Wilkin Graphs aanzienlijk. Cohen onderscheidt drie oer-types: left-leaning libraries, zoals de University of Michigan die relatief veel uniek materiaal in hun bezit hebben), right-leaning libraries, zoals de University of California at Merced (met vooral materiaal dat ook elders beschikbaar is), en (well-) rounded libraries, zoals Northwestern University, waarvan de collectie een soort grootste gemene deler is van universiteitsbibliotheken, zonder veel uniek maar ook zonder veel populair materiaal.

Wilkin Graph UC Merced

Wilkin Graph NorthWestern

Nu is er nog geen enkele Nederlandse bibliotheek lid van de HathiTrust, en dus zijn er ook geen Wilkin Graphs van Nederlandse bibliotheken. Maar wel iets vergelijkbaars, althans voor die bibliotheken die lid zijn van de OCLC Research Library Partnership. Zoals uit een Twitter-wisseling tussen Cohen en OCLC’s Constance Malpas naar aanleiding van Cohens post duidelijk werd: er is een variant op de Wilkin Graphs voor alle 160 leden, waaronder de bibliotheken van Amsterdam, Leiden en Utrecht. Ik noem die variant maar even de Malpas Graph en voor de Universiteit van Amsterdam ziet die er als volgt uit:

Malpas Graph UvA

Source: OCLC Research Library Partnership

Met op de y-as het aantal titels en op de x-as het aantal bibliotheken dat een dergelijke titel volgens WorldCat in haar bezit heeft. Let wel: het gaat hier om de ruim 540.000 titels van de UB Amsterdam waarvan een digitaal equivalent aanwezig is in de HathiTrust, niet om het totale bezit van de UBA (door OCLC in januari van dit jaar ‘vastgesteld’ op 2.566.693 titels). Ten aanzien van deze categorie publicaties is de UBA dus een left-leaning library, met relatief veel materiaal dat in minder dan 100 bibliotheken wereldwijd beschikbaar is.

Hoe zich dat verhoudt tot andere bibliotheken? Dat weet ik niet zonder over de Malpas Graphs van die andere bibliotheken te beschikken. Misschien kan ik mijn Leidse en Utrechtse collega’s verleiden hun gegevens te delen (ik stel daarvoor graag hier ruimte beschikbaar). Maar misschien moet OCLC deze data gewoon aan iedereen beschikbaar maken. Ook Dan Cohen moet tot zijn spijt vaststellen dat dat nog niet zo is (zie Update bij zijn post).

P.S. terwijl de Wilkin Graphs al snel omgedoopt werden in Wilkin Profiles lijkt dat lot ook de Malpas Graphs ten deel te vallen, getuige deze tweet van Lorcan Dempsey, inclusief een link naar een presentatie met zo’n Malpas Profile (van de University of Minnesota).

Charleston dag #2: Tja, e-books…

Het aantal sessies over PDA is dit jaar niet meer op twee handen te tellen. PDA is nog steeds hot, maar iedereen (bibliotheken, uitgeverijen én intermediairs) is nog steeds druk aan het experimenteren zonder dat daar tot nu toe een ‘one size fits all’-oplossing uit komt. Lokale omstandigheden blijven doorslaggevend.

En de e-books zelf dan? In een van de ochtend-sessies werd in de discussies opgemerkt dat we wat betreft e-books toch nog steeds aan het begin staan van full-scale implementatie. Voor de commerciële uitgeverijen zijn e-books eigenlijk pas vanaf 2008 echt interessant geworden (Amazon, Kindle) en voor de academische wereld lijkt de introductie van tablets voor de grote doorbraak te gaan zorgen (overigens blijkt uit gebruikersonderzoek dat het bezit daarvan zich toch vooral nog beperkt tot faculty; studenten doen het toch hoofdzakelijk nog met laptops, en daarop lezen blijft een mixed blessing). Maar we zijn nog maar aan het begin en veel zal nog veranderen.

’s Middags werd dat in drie sessies waarbij ik aanwezig was alleen maar bevestigd. Hoe meten we eigenlijk het gebruik van e-books en welk effect heeft de beschikbaarheid van e-books op het gebruik van hun gedrukte equivalant en de noodzaak die al dan niet in druk (en al dan niet in een consortium) te bewaren? Aangezien de zaalindeling niet overeen kwam met de aard van deze sessie werd met vereende krachten een kleine verbouwing gerealiseerd waarna in een informele setting input voor en ideeën over het te ondernemen onderzoek naar deze twee vragen werden uitgewisseld. Je realiseert je dan hoeveel er aan dergelijk ‘bibliotheek-onderzoek’ door de sector zelf wordt gedaan in de VS en de (uitermate) bescheiden bijdrage die wij daaraan in Nederland leveren. Een van mijn takeaways van de workshop was het belang van het onderscheiden van verschillende use cases bij de beoordeling van de vraag of een overstap van p-books naar e-books zinvol is en wat de mogelijke effecten op het gebruik van de p-collecties kunnen zijn.

Bob Kieft onderscheidde de volgende vijf use cases:

  • pile it up use (de boekenverzamelaar)
  • immersive reading use (het ‘ware’ studeren)
  • indexical use (word ik in het boek genoemd?)
  • evaluative use (kan ik dit boek gebruiken?)
  • negative use (is dit boek inderdaad niet van belang?)

Voor de ene use case is een e-versie van een boek een meer dan adequate vervanger voor een p-versie, terwijl m.n. voor immersive reading de full Monty op papier toch nog steeds de preferente vorm is.

Kunnen we überhaupt in de academische wereld al van p- naar e-books overstappen? Vier jaar geleden werd die vraag met een ‘nou, nee’ beantwoord. Uit een vergelijking van de daadwerkelijke aanschaf van monografieën door vijf bibliotheken in een bepaald jaar met wat er op dat moment bij de vier grote aggregatoren beschikbaar was aan e-books, bleek dat van de 80.000 aangeschafte gedrukte boeken gemiddeld een kleine 30% als e-book geleverd had kunnen worden. Is dat in de afgelopen vier jaar fundamenteel veranderd? Dat is maar hoe je het bekijkt. Van de 34.000 aangeschafte boeken met imprint 2006 en 2011 bleek nu bij de vier grote aggregatoren 37% als e-book leverbaar te zijn. Dat is een aanzienlijke stijging, maar nog lang niet de helft van wat er aangeschaft wordt. Het gedrukte boek is dus nog wel een tijdje onder ons. het aanbod aan wetenschappelijke e-books is in die vier jaar overigens wel verdubbeld, de collecties van de aggregatoren zijn meer op elkaar gaan lijken, máár de helft van het aanbod is maar via een van de vier aggregatoren leverbaar. De new kids on the block, het aanbod van de universitaire uitgeverijen via bijvoorbeeld Project Muse, is ook minder uniek dan soms gedacht wordt of voorgesteld: 80% van het materiaal is ook via een aggregator beschikbaar.

Wordt het onderwijs en onderzoek beter van al die beschikbaarheid van elektronische bronnen? De bekende vraag naar de return on investment, krijgen we voldoende waarde voor ons geld? Onderzoekers en bibliothecarissen van de universiteiten van Tennessee en North Carolina presenteerden de resultaten van hun onderzoek naar de ervaringen van hun studenten. Die bleken bijna zonder uitzondering positief te zijn. Opvallend was het ‘gemak’ waarmee observaties van de ondervraagde studenten werden gepresenteerd als ‘waar’, terwijl het gehalte politiek-correct en/of sociaal-gewenst daarin toch aanzienlijk was (althans in mijn beleving).  Maar goed, het betrof een onderzoek in het kader van het LIBvalue-project, dus het zal allemaal wel verantwoord zijn. Meer kritische geesten zouden zich denk ik echter goed kunnen vinden in de volgende observatie (overigens niet hier gedaan, maar eerder deze week elders):

Een mooie gedachte om de dag mee te eindigen. 😉

Charleston dag #1: collectiemanagement, semantiek en Roger Rabbit

 

Aan de hand van twee concrete voorbeelden uit de praktijk, één uit Michigan en één uit Maine, kwamen vandaag de ins en outs van het gezamenlijk bewaren van gedrukte monografieën (‘shared print management’) in een pre-conference sessie uitvoerig aan de orde.

De succesfactoren van dergelijke initiatieven zijn duidelijk:

  • er moet al een gedeelde cultuur van samenwerking tussen de deelnemende instellingen zijn, een vertrouwensbasis
  • een gedeelde (regionale of nationale) catalogus helpt
  • er moeten voldoende data beschikbaar zijn over de aanwezigheid én het gebruik (= uitleningen) van de in aanmerking komende collecties
  • een robuust systeem van interbibliothecair leenverkeer waarin snelle levering voorop staat

Daarnaast helpt (‘carrot‘) een subsidie of andere separate financiering om het proces op gang te helpen en anders (‘stick’) het simpele probleem van tekort schietende ruimte voor concurrerende gebruiksdoeleinden.

Deze preconference werd georganiseerd door SCS, Sustainable Collection Services, het bedrijf van Rick Lugg en Ruth Fischer waarvoor ik wel vaker hier aandacht heb gevraagd. SCS heeft zich gespecialiseerd in het langs geautomatiseerde weg selecteren van titels die in aanmerking komen om afgestoten te worden én van titels die juist in aanmerking komen voor langdurige bewaring. Feitelijk gaat het bij shared print management om twee zijden van dezelfde medaille: zodra je gezamenlijk afspraken maakt om een bepaald minimum aantal exemplaren van elke titel beschikbaar te houden voor de groep die samen wil werken (= bewaren), identificeer je meteen de exemplaren van diezelfde titel die eventueel in aanmerking komen om gedeselecteerd te worden (= afstoten). Verschillende deelnemers bepleiten tijdens de discussies het belang van het benadrukken van dat positieve element, het bewaren, tegenover het meer negatieve, het ‘weggooien’, zeker in communicatie over dit onderwerp met facultaire gebruikersgroepen. Je zou dat een kwestie van semantiek kunnen noemen, maar met minstens net zoveel kracht van argumenten ook een nuchtere weergave van wat er feitelijk gebeurt.

En hoe zit het dan met Roger Rabbit? Een van de sprekers tijdens de preconference verzorgde enkele presentaties. Na zijn eerste daarvan twijfelde ik nog, maar na de tweede wist ik het zeker: dit was de reïncarnatie van Judge Doom uit Who Framed Roger Rabbit?! De gelijkenis was overweldigend.

Bewaarbeleid toegelicht

Vanmiddag was ik te gast bij de herfst-vergadering van de Vereniging voor het Theologisch Bibliothecariaat (VThB), het samenwerkingsverband van wetenschappelijke en speciale bibliotheken in Nederland (en Vlaanderen, bleek mij tijdens de bijeenkomst) met belangrijke theologische collecties. Mij was gevraagd een toelichting te komen geven op het bewaarbeleid van de 14 UKB-bibliotheken t.a.v. gedrukt materiaal, een verzoek waaraan je als voorzitter van de UKB-werkgroep Collectiemanagement uiteraard graag voldoet. Het UKB-bewaarbeleid is tenslotte een van de belangrijke aandachtspunten van genoemde werkgroep.

Op de website van UKB staat de nodige informatie over dat bewaarbeleid; onderstaande presentatie voegt daar nog de nodige detaillering aan toe.

Belangrijkste discussiepunt na de presentatie betrof de vraag in hoeverre niet-UKB-bibliotheken zich bij het UKB-bewaarbeleid kunnen aansluiten. Deze bibliotheken beschikken vaak over unieke collecties gedrukte monografieën en tijdschriften waarvan behoud voor de collectie-Nederland ook in het belang is van de universiteitsbibliotheken. Laat dit nu juist een van de agendapunten op de komende vergadering van de werkgroep zijn. 😉 (en toeval bestaat uiteraard niet)

Weekendvitaminen #16

Op het nachtkastje

Beeld van de week

Het is een prachtig beeld: een wat gedrongen, kleinere man voor een batterij scheepscontainers. Brewster Kahle, grondlegger en drijvende kracht achter het Internet Archive en de Wayback Machine, inspecteert zijn papieren archief ergens buiten San Francisco. Kahle wil niet langer alleen het internet archiveren, maar wil er tevens voor gaan zorgen dat het gedrukte boek tot in de eeuwigheid bewaard en raadpleegbaar blijft. En dus vult hij momenteel zeecontainer na zeecontainer met afgeschreven en afgedankte boeken, elke week 20.000 verse banden. ‘One copy in one institution is not good enough’, volgens Kahle. En dus verwacht hij in de komende jaren een groei van nu 500.000 banden naar 10 miljoen banden (terwijl Google naar het schijnt inmiddels de 20 miljoen gescande boeken is gepasseerd). En is hij inmiddels ook al met de opslag van films begonnen.

De martelgang van het boek

Zaken als de omvang van de open opstelling en het al dan niet bewaren van gedrukt materiaal zijn op dit moment uitermate actuele onderwerpen. Zo actueel dat we wel eens vergeten dat het problemen van alle tijd zijn, zoals ik zeer recent nog eens werd herinnerd door de vondst van een notitie uit 1954 (handgeschreven uiteraard) over een  capaciteitsprobleem bij de toenmalige Amsterdamse UB. Het document is te aardig om hier niet integraal gepresenteerd te worden.

Rapport over de Opdracht tot het Uitdunnen van de Boekerij op de Studiezaal Moderne Talen van de Universiteitsbibliotheek Amsterdam, 19-31 Juli 1954

Opdracht d.d. 19-VII-1954: ten spoedigste uitdunnen van de boekerij op de Studiezaal Moderne Talen (Stz.M.T.). Dit moet geschieden volgens volgende schets.

[tekening van de nieuwe kastopstelling en te verwijderen kasten]

Uitgevoerd: 19-31 juli 1954 (behoudens Zaterdagen) door Hr. Boon en Van der Steen. Zeer gewaardeerde medewerking van Hr. Mr. Wijnman voor kasten achter het bureau en bureauomgeving.

Nog uit te voeren: Verwerking van de verrichte handelingen in de catalogi. Thans is alleen het plaatsingsregister à jour?

Behandeld: ± 8500 boekwerken; hiervan zijn naar het magazijn (5e verdieping) overgebracht ongeveer 3500 werken.

Gevolgde principes: Alles wat roman e.d. is en normaal als “uitleen” kan worden beschouwd overgebracht naar het magazijn (Balzac, George Sand, Stendhal, Defoe, Richardson, Hauptmann, Schnitzler, Poe). Op studiezaal gehouden: naslagwerken (niet alle exemplaren; indien er nl. meerdere waren, dan de meest volledige én/óf die van de nieuwste tijd). Verder werken van schrijvers als Pascal, Voltaire, Dante, Chaucer, Shakespeare, Goethe. Bovendien zoveel mogelijk studies over schrijvers, biographieën.

[Ter controle van het gevolgde principe moge worden opgemerkt dat terwijl er deze 2 weken ongeveer 70 bezoekers zijn geweest (± 200 bezoeken) er slechts één heeft gevraagd naar een werk, dat naar het magazijn was overgebracht (Wieland). De andere bezoekers hebben dus het materiaal dat zij nodig hadden op de Studiezaal aanwezig gevonden.]

Uiteraard is het hiervoor vastgelegde systeem subjectief toegepast. Men zal kunnen menen dat bijv. Stendhal belangrijker is dan Paul Valéry; dat teveel over linguïstiek is verwijderd of dat teveel over vergelijkende letterkunde is behouden. Door het gevolgde systeem van plaatsing (zie hieronder) is echter een en ander “à la minute” te corrigeren (indien de noodzaak hiervoor blijkt).

Gevolgde systeem van plaatsing: Met toestemming van de Directie mochten de boeken dezelfde signatuur behouden. De verwijderde boeken zijn dus in het magazijn op dezelfde wijze geplaatst (5e verdieping) als de boeken, welke op de Stz.M.T. zijn gebleven. In de catalogi op de Stz.M.T. zijn (worden) de verwijderde boeken gemerkt met X. Deze boeken kunnen bij het Uitleenbureau onder het nummer van M.T. worden aangevraagd. Uitgeleende boeken (vóór 31-7-’54) komen terug op M.T. en worden vandaaruit geplaatst, hetzij op M.T. hetzij in het magazijn. Van de “verdwenen” boeken bestaat op de Stz.M.T. een register.

Mocht het om een of andere reden gewenst zijn dat een boek, dat naar het magazijn is overgebracht, teruggeplaatst wordt op de Stz.M.T. dan zal dit naast X het teken X krijgen. Dit is gemakkelijker dan het uitvlakken van X. Bovendien kan dan de “martelgang” van het boek worden gevolgd.

Amsterdam, 30 Juli 1954

Ik zal niet beweren dat er niets nieuws onder de zon is. Aan de andere kant, het beheer van een collectie gedrukte werken blijkt ook een hoge mate van continuïteit te hebben.

Wat verder opvalt?

  • Een reductie met ca. 40% wordt schijnbaar probleemloos gerealiseerd
  • Maar: er kunnen ‘fouten’ gemaakt worden en die kunnen hersteld worden
  • De directie geeft een opdracht en stuurt op hoofdlijnen; de inhoudelijke deskundigen beslissen
  • Gebruikers worden niet vooraf geraadpleegd; het piep-principe wordt gehanteerd
  • Groot voordeel van het gebruik van dezelfde soort signaturen voor open opstelling en magazijnplaatsing
  • De verwerking in de catalogi is zoals zo vaak het (stiefmoederlijk bedeelde) sluitstuk