Archive for the ‘Aleph’ Tag

Writer’s Block?

Hm, nee, niet echt. M’n laatste post dateert inmiddels van bijna een maand geleden. Dat geeft inderdaad te denken. Maar het is beslist geen kwestie van gebrek aan inspiratie of ideeën. Eerder teveel dan te weinig is dichter bij de waarheid.

Wat dan? Geen tijd? Mwah, dat kan ik eigenlijk ook niet zeggen. Als je een idee hebt, is het schrijven van de post zelf meestal snel genoeg gedaan. Zeker als je je niet al te druk maakt om de visuele aantrekkelijkheid maar je beperkt tot platte tekst met de essentiële links.

Blogmoe dan wellicht? Neuh, ik heb net mijn eerste verjaardag als blogger gevierd en was (en ben nog steeds) vastbesloten ook in m’n tweede levensjaar op de ingeslagen weg door te gaan.

Wat dan wel? Het is vooral een kwestie van onvoldoende energie. Het Aleph-project is in een cruciale fase beland en vraagt niet alleen op het werk maar ook daarbuiten alle aandacht. En dan moet je keuzes maken, wil je niet alleen maar met je werk bezig zijn. Een van die keuzes is geweest om het bloggen niet slechts op de spaarbrander maar zelfs op het allerkleinste waakvlammetje te zetten. Vind ik dat leuk? Nee, maar het is op dit moment wel de verstandigste keuze. Even een pas op de plaats, in afwachtng van betere tijden.

Komen die dan nog? Natuurlijk, die implementatie van Aleph zal deze zomer afgerond worden. En dan wordt het vanzelf weer tijd voor ‘leuke dingen’. Dat hoeft overigens niet alleen bloggen, maar kunnen overigens best ook Aleph-gerelateerde zaken zijn. Zo werd ik deze week via een Aleph-discussielijst geattendeerd op de ‘On the same shelf’-feature die door enkele Aleph-bibliotheken is ontwikkeld (bijv. de UB van Jönköping of die van Huddersfield) waarbij in de volledige titelpresentatie van boeken de omslagen (plus directe links naar de titelbeschrijvingen) worden gepresenteerd van boeken die letterlijk op dezelfde plank staan als het gezochte boek. Kijk, ik weet dat we er niet in zullen slagen dergelijke mogelijkheden bij onze eerste implementatie meteen al mee te nemen, maar stilletjes word ik daar wel weer even vrolijk van.

Advertenties

In Aleph

Zes maanden zitten er inmiddels op van ons implementatieproject voor het nieuwe bibliotheeksysteem Aleph. Zes maanden en we hebben nog vier maanden te gaan tot STP. STP? Ja, STP, oftewel Switch-to-Production: het moment dat daadwerkelijk de knop wordt omgezet en Aleph in productie wordt genomen. Er is in die zes maanden vooral achter de schermen keihard gewerkt door het projectteam (kan ik makkelijk zeggen aangezien ik zelf ook in dat team zit) en zo langzamerhand beginnen de eerste harde resultaten zichtbaar en toonbaar te worden. De eerste reacties op de nieuwe catalogus zijn in ieder geval heel enthousiast en we zijn nu in blijde verwachting van de eerste volledige test-conversie van onze totale database van ruim 3 miljoen items.

Dat neemt niet weg dat ons de komende maanden nog wel een paar krachttoeren te wachten staan. Met configureren zijn we bijna permanent bezig. Aleph blijkt een heel flexibel systeem te zijn, maar ook een systeem met heel veel opties die bij een initiële installatie allemaal langsgelopen moeten worden. Ondersteuning van producent ExLibris is daarbij essentieel en ze komen dan ook met enige regelmaat hier over de vloer. Maar veel van die ondersteuning vindt toch op afstand plaats, en dat heeft zo z’n eigen dynamiek en problematiek.

Daarnaast beginnen we komende maand met de trainingen voor ons eigen personeel (‘mijn deelproject’). Dat is geen sinecure wat het gaat om ongeveer 300 HvA- en UvA-bibliotheekmedewerkers. Bij de voorbereiding hiervan hebben we gelukkig gebruik kunnen maken van de ervaringen die ze met deze overgang van LBS naar Aleph een aantal jaren geleden bij de UB Leiden hebben opgedaan. Natuurlijk doen we het in Amsterdam weer net allemaal een beetje anders, maar het is toch een prettige steun in de rug om af en toe terug te kunnen vallen op collega’s die hetzelfde traject hebben doorlopen en daar uiteindelijk ook met een positief eindresultaat uit zijn gekomen. STP, we dromen er inmiddels allemaal af en toe al van…

En Aleph dan?

Ook aan de implementatie van het nieuwe bibliotheeksysteem Aleph wordt keihard gewerkt, alleen daar is vooralsnog voor de buitenwereld niets van zichtbaar. Eigenlijk gebeurt dat pas op het moment van in produktie gaan en dat staat op dit moment voor medio augustus 2009 gepland. Tot die tijd wordt er achter de schermen door een groot aantal bibliotheekmedewerkers gebuffeld aan de configuratie van het nieuwe systeem, de conversiespecificaties voor zo’n 3 miljoen titelbeschrijvingen, een zodanige link met het GGC dat snel en betrouwbaar gegevens heen en terug gestuurd kunnen worden en een trainingsprogramma voor zo’n 300 bibliotheekmedewerkers van de HvA en de UvA die LBS los zullen moeten laten en zich Aleph eigen maken (en de verschillen tussen die systemen zijn aanzienlijk).

Om dan toch iets zichtbaars te noemen: het is nog wel net voor de Kerst gelukt onze nieuwe homepage in de lucht te krijgen. En wat mij betreft mag-ie er zijn. Gevoed door de resultaten van onze laatste gebruikersonderzoek en geïnspireerd door aantrekkelijke voorbeelden uit het buitenland, heeft onze ingangspagina een ingrijpende facelift ondergaan. Meest in het oog springende onderdeel daarvan is een zoekblok linksboven op de homepage die gebruikers in staat stelt vanaf die homepage direct te zoeken in de catalogus, naar artikelen, tijdschriften of databases (via MetaLib / de Digitale Bibliotheek) of in Google Scholar. Dit lijkt op dit moment een soort trend te zijn in website-ontwerp van universiteitsbibliotheken, waaraan we ons in ieder geval niet hebben willen onttrekken. Daarnaast wordt het nieuws voortaan via een rss-feed op de homepage geplaatst en kunnen gebruikers zich daar eenvoudig op abonneren. En vanaf de homepage zijn ook alle faculteitsbibliotheken weer direct met één klik bereikbaar, in het samenwerkingsverband wat de UBA nog steeds is is dat een belangrijke stap in de goede richting.

Feestje … en Aleph

Aan het eind van de middag naar de Oudemanhuispoort voor een receptie ter gelegenheid van het 25-jarig ambtsjubileum van collega-faculteitsbibliothecaris Mieke Vermeulen. Namens haar collega’s kon ik haar een mooie broche/speld aanbieden van Laloli en (uiteraard) een boekenbon. Tijdens de onvermijdelijke toespraak van haar baas, Peter Kwantes, bleek dat Mieke en ik nog meer generatiegenoten waren dan ik al wist. Op 1 oktober 1983 was zij in dienst getreden bij de bibliotheek van het toenmalige Seminarium voor Volkenrecht van de UvA. Een maand later begon ik mijn ‘carrière’ bij de UvA als medewerker bij de vakgroep Internationale Betrekkingen en Volkenrecht. Mijn eerste kennismaking met en herinnering aan Mieke dateert dan ook uit die tijd, toen ik als onderzoeker vaak gebruik maakte van de collectie van het Seminarium en van tijd tot tijd daar ook de hulp van Mieke bij inriep.

Tijdens de receptie veel met collega’s  over het Aleph-project gesproken. We zijn nu bijna een maand bezig met het implementatietraject en de komende weken worden erg druk. Morgen en zaterdag (!) begint het met een MARC21-cursus voor een grote groep catalogiseerders. Daarna volgen vanaf volgende week dinsdag in rap tempo een groot aantal trainingen door Ex Libris in de ins en outs van het Aleph-systeem. Op basis van deze trainingen zullen we in de daaropvolgende weken een groot aantal belangrijke keuzes moeten maken m.b.t. de inrichting van het systeem, de wijze van catalogisering en de link met het landelijke GGC-systeem. Ik ben de afgelopen dagen als trekker van het Team Training (dat vooralsnog alleen uit Mieke en mijzelf bestaat) druk bezig geweest met de organisatie van deze trainingen. So far so good. Omdat ik binnenkort ook toetreed tot de stuurgroep voor dit project zou ik volgens de onvolprezen Prince2 methodiek mijn taak als trekker eigenlijk op moeten geven. Vooralsnog hebben we maar besloten dat dat niet noodzakelijk is; soms moet je om hele praktische redenen maar wat minder zuiver in de leer zijn.

NB. Tien dagen na de Universiteitsbibliotheek heeft nu ook Ex Libris de keuze van de UvA en HvA (University of Applied Sciences, het blijft een wat curieuze vertaling) voor Aleph in een persbericht bekend gemaakt; 2.250 instellingen wereldwijd gingen ons blijkens dat bericht voor in deze keuze.

The challenge we face

Vandaag de kick-off van de tweede fase van ons NBS-project, de implementatie van het nieuwe bibliotheeksysteem Aleph. Aan Amsterdamse kant zaten vanuit de bibliotheken van de UvA en de HvA 16 man sterk plus projectleider Martin Feijen om negen uur klaar voor een intensieve dag van besprekingen. Leverancier ExLibris was vertegenwoordigd door hun projectleidster waarachter ook nog eens een in Londen en Hamburg gebaseerd projectteam van zeker tien personen schuil gaat. Doel van deze tweede fase is om met ingang van het nieuwe academisch jaar 2009-2010 de overstap van Pica-LBS naar Aleph gemaakt te hebben; we hebben dus een kleine tien maanden tot onze beschikking.

Gaandeweg de dag werd steeds duidelijker dat we voor een fikse klus staan. Naast de inrichting van het nieuwe bibliotheeksysteem zelf richtte de aandacht zich gedurende de dag vooral op de issues van dataconversie en -migratie (ca. 4 miljoen bibliografische beschrijvingen!) en de link die de UBA ook in de toekomst met het GGC wenst te behouden. Af en toe leidde dat tot opmerkingen die ingeleid werden met “but the problem is…”, waarbij met name de Duitse projectleidster van ExLibris zich steeds snel verbeterde met “the challenge we face…”. Dat zijn er inderdaad vele, die challenges.

Vanaf het begin van de bijeenkomst staarde als laatste agendapunt de afkorting A.O.B. me aan. Ik bleek niet de enige die zich af zat te vragen waarvoor dat nu precies stond. Tijdens de theepauze waren we inmiddels uitgekomen op All Other Bottlenecks, maar dat bleek toch niet helemaal juist te zijn. Any Other Business, oftwel de Engelse variant van w.v.t.t.k. Had ik natuurlijk moeten weten.

Hoe staat het nu ook al weer met …?

Hoe staat het nu ook al weer met de Europese aanbestedingen? Nou, die zijn inmiddels met succes afgerond. Nog geen getekende contracten, dat komt allemaal nog in de loop van deze maand, maar zowel voor het nieuwe bibliotheeksysteem als de invoering van RFID voor de uitleen is een leverancier als beste uit de aanbesteding gekomen. Voor het bibliotheeksysteem is dat Aleph van ExLibris geworden. Daarmee volgt de UB Amsterdam de weg die in Nederland eerder door de bibliotheken van Delft, Utrecht en Leiden is gevolgd. Gelukkig hebben deze bibliotheken aangeboden ons bij de overstap naar Aleph zoveel als mogelijk te helpen, want dat wordt nog een zwaar traject. Vanmiddag is er een interne kick off-meeting en over een klein jaar, aan het begin van het academisch jaar 2009-2010, moet het nieuwe systeem up-and-running zijn. Overigens zullen cynici zeggen dat de keuze voor Aleph in feite al gemaakt was toen de bibliothecaris, Nol Verhagen, vorig jaar zijn beleidsnota voor de periode 2007-2010 met de titel Ex Libris tooide. Dat doet echter op geen enkele manier recht aan het hele proces van de Europese aanbesteding dat allesbehalve een rechte weg met als eindbestemming ExLibris, maar dan de leverancier van bibliotheeksystemen, was.

Datzelfde geldt voor de Europese aanbesteding voor de introductie van RFID in alle bibliotheken van de UvA en de mediatheek van de HvA. Ook daarvoor hebben we inmiddels een leverancier, Autocheck, en zitten we midden in de voorbereidingsfase. Die bestaat grofweg uit drie delen: het van RFID-tags voorzien van alle publicaties die bij bibliotheken van de UvA en de HvA in open opstelling staan; het installeren van beveiligingspoortjes en zelf service-automaten op de verschillende bibliotheekvestigingen; en de herinrichting van de uitleenhal van de UB aan het Singel voor de zelfbediening van het uitlenen van boeken uit de magazijnen. Met name dat laatste onderdeel vereist intensieve voorbereiding met inbreng van leverancier en binnenhuisarchitecte om tot een moderne uitleenvoorziening te komen waar we ook ons voordeel mee kunnen doen bij de voorbereiding van de nieuwbouw van de UB op het BG-terrein. Het RFID-project zal in de komende maanden successievelijk op alle bibliotheeklocaties z’n sporen nalaten en realisatie is nadrukkelijk voor 2009 voorzien.

En hoe staat het met de UvA-werkplek? Nou, die is in de afgelopen weken ‘uitgerold’ over alle bibliotheekvestigingen van de UB. Vervolgens hebben er enkele weken op alle locaties zgn. ‘groene mannetjes’ van het Informatiseringscentrum rondgelopen om alle voorkomende problemen op te lossen. In de meeste gevallen is dat ook wel gelukt zodat al met al toch wel van een redelijk geslaagde operatie gesproken kan worden. Betekent dat nu dat iedereen tevreden is? Nee, dat kan bijna niet bij zo’n operatie. En er zijn ook nog wel wat zaken die opgelost moeten worden: de beschikbaarheid van netwerkprinters, software om pdf’s te kunnen maken en een wat snellere performance van Word. Maar voor mij persoonlijk valt de balans tot nu toe positief uit, en dat is meer dan ik verwachtte toen ik na mijn vakantie (toen deze operatie daadwerkelijk plaatsvond) mijn pc weer aanzette.

En ja, hoe staat het ook al weer met Scopus vs. Web of Science? Daar zal ik in een aparte post een dezer dagen wat uitvoeriger over berichten.

P.S. overigens zie ik nu op de website van ExLibris dat het bedrijf een maand geleden overgenomen is door een private equity fonds, Leeds Equity Partners. Leeds beschouwt ExLibris “an excellent investment”. Waar heb ik dat recent meer gehoord? PCM? HEMA?