Crowdsourcing standcontrole

Controleren

Het was een van de eerste afkortingen waar ik als jongste bediende in de UB mee geconfronteerd werd (overigens een uit een zeer overvloedig arsenaal aan afkortingen dat ik ooit nog eens getracht heb te ‘vangen’ in een Afkortingen ABC voor de UBA; een poging die uiteraard jammerlijk mislukt is). Maar goed, een van de eerste: dat was de afkorting p.o. Pas veel later hoorde ik waar die afkorting voor stond: plaats open, het angstvisioen én de grootste steen des aanstoots van iedere magazijnbeheerder. Gebruiker vraagt boek uit magazijn aan, magazijnmedewerker wil aangevraagde boek van de plank halen, @#$%^!, boek staat er niet, plaats open, ontevreden gebruiker.

Heb je een kilometer boeken in je magazijn staan (toch waarschijnlijk zo’n 40 à 50.000 banden) dan is een periodieke standcontrole om alle p.o.’s te traceren nog wel een haalbare kaart, maar gaat het om zo’n 75 kilometer magazijnplaatsing dan is dat wel even van een andere orde. Je kunt dan één medewerker een jaar vrij maken en dan band voor band laten controleren of wat er in de catalogus staat overeenkomt met hetgeen daadwerkelijk op de plank is terug te vinden. En vervolgens hopen dat die ene medewerker na dat ene jaar ongeveer klaar is en niet gek is geworden of tussentijds ontslag genomen heeft. Of … of je kunt al je medewerkers (en gelukkig hebben we er veel in Amsterdam, zeker als je ook nog eens onze collega’s van de HvA-bibliotheek meetelt) inschakelen voor minimaal een werkdag en zo de werklast van een dergelijke exercitie over veel medewerkers verdelen. En dat gaan we dus deze zomer doen. Van directeur tot IBL-medewerker, van informatiespecialist tot metadataexpert, we worden allemaal ingeschakeld om in ons magazijn in Amsterdam-Zuidoost een wezenlijke bijdrage te leveren aan die broodnodige standcontrole. Alle leidinggevenden hebben niet alleen de opdracht gekregen zelf ook een dag hun bureau gedag te zeggen, maar daarnaast al hun medewerkers te enthousiasmeren en te faciliteren om bij te dragen aan deze gemeenschappelijke activiteit. Doel: een catalogus die alleen nog maar verwijst naar boeken die ook daadwerkelijk op de plank staan. Kortom: 0 (nul) p.o.’s (plaats open).

En wie profiteren hier nu wel niet allemaal van?

  • gebruikers worden niet meer geconfronteerd met aanvragen uit het magazijn die niet gehonoreerd kunnen worden
  • magazijnmedewerkers leggen niet voor niets kilometers af in het magazijn voor materiaal dat niet meer op de plank staat
  • informatiespecialisten kunnen er bij deselectie uit de open opstelling op vertrouwen dat een tweede exemplaar van een titel niet alleen volgens de catalogus maar ook in werkelijkheid in het magazijn op de plank staat
  • onze collega-UKB bibliotheken kunnen er bij hun deselectie-activiteiten op rekenen dat de holdinggegevens voor de UB Amsterdam in het GGC betrouwbaar zijn.

Noem dat maar eens niet een win-win-win-win-situatie.😉

Win-Win

1 comment so far

  1. […] dan ook vanochtend gedaan om daar mijn bijdrage te leveren aan ons gezamenlijke zomerproject: de standcontrole in dat boekendepot. Een groot aantal collega’s was me inmiddels al voorgegaan (en hebben […]


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: