Check Check Double Check

Voor veel UB-medewerkers, verwend als ze zijn met werken in de Amsterdamse binnenstad, is het een soort reis naar het einde van de wereld: ons boekendepot in Amsterdam Zuidoost, achter het AMC. Voor mij maakt het eigenlijk niet zo veel uit. Als ik ’s ochtends noordwest-waards rij richting Amsterdam-Centrum heb ik ongeveer een half uur nodig om op m’n werk te komen. Kies ik voor de richting zuidwest dan ben ik in dezelfde tijd bij ons boekendepot. En dat heb ik dan ook vanochtend gedaan om daar mijn bijdrage te leveren aan ons gezamenlijke zomerproject: de standcontrole in dat boekendepot. Een groot aantal collega’s was me inmiddels al voorgegaan (en hebben daar ook al verslag van gedaan), zodat ik om klokslag 9.00 uur  in een goed-geoliede rijdende trein kon springen.

Gewapend met een potlood, een stapel printjes met zo’n 1.000 boektitels + signaturen, een portofoon, een sleutel, formuliertjes met de tekst “Band afwezig i.v.m. Standcontrole”, alles netjes op een boekenkarretje, werd ik met 3 andere collega’s bij verschillende compactuskastenblokken neergezet met de opdracht: staat op de plank wat er volgens de catalogus zou moeten staan? Na zo’n vijf uur werken en twee stapels printjes later (zo’n 2.000 titels dus) moest ik constateren toch zo’n 40 van die formuliertjes gebruikt te hebben. Er bleken dus zo’n 40 boeken op de plank te staan, netjes met een signatuur, die niet op de print met de catalogusgegevens vermeld stonden. Boek dus van de plank gehaald, formuliertje er voor in de plaats en boek op het boekenkarretje. Het omgekeerde gebeurde maar een enkele keer: er stond een boek op de printjes dat niet op de plank stond. Ook dat zal dus nog een keer gecontroleerd moeten worden. Verder kon ik nog een aanvrager van een boek tevreden stellen, die in 2010 het gevreesde ‘p.o.’ (plaats open) te horen had gekregen. Het boek dat hij wilde lenen bleek precies honderd banden verder dan het plaatssignatuur aangaf gewoon op de plank te staan. Ooit verkeerd teruggezet; nu weer netjes op z’n plaats en uitleenbaar. Waarmee het nut van deze exercitie meteen al bewezen is.

Aan speculaties over hoelang het gehele project zal gaan duren en hoe ver we aan het einde van de zomer blijken te zijn waag ik me hier maar niet. Maar als je hier een dag geweest bent, realiseer je je wel dat het een enorme klus is. Waar ik echter graag vandaag een bijdrage aan geleverd heb. Als herinnering krijgt elke deelnemer een lampje annex flessenopener met opdruk. Op de weg terug naar huis heb ik me nog lang af zitten vragen of daar nog een diepere bedoeling achter zit. Thuisgekomen wist ik het. Van zo’n dag in het (droge) magazijn krijg je behoorlijk dorst. De opener is dus al gebruikt. Proost!

Crowdsourcing standcontrole

Het was een van de eerste afkortingen waar ik als jongste bediende in de UB mee geconfronteerd werd (overigens een uit een zeer overvloedig arsenaal aan afkortingen dat ik ooit nog eens getracht heb te ‘vangen’ in een Afkortingen ABC voor de UBA; een poging die uiteraard jammerlijk mislukt is). Maar goed, een van de eerste: dat was de afkorting p.o. Pas veel later hoorde ik waar die afkorting voor stond: plaats open, het angstvisioen én de grootste steen des aanstoots van iedere magazijnbeheerder. Gebruiker vraagt boek uit magazijn aan, magazijnmedewerker wil aangevraagde boek van de plank halen, @#$%^!, boek staat er niet, plaats open, ontevreden gebruiker.

Heb je een kilometer boeken in je magazijn staan (toch waarschijnlijk zo’n 40 à 50.000 banden) dan is een periodieke standcontrole om alle p.o.’s te traceren nog wel een haalbare kaart, maar gaat het om zo’n 75 kilometer magazijnplaatsing dan is dat wel even van een andere orde. Je kunt dan één medewerker een jaar vrij maken en dan band voor band laten controleren of wat er in de catalogus staat overeenkomt met hetgeen daadwerkelijk op de plank is terug te vinden. En vervolgens hopen dat die ene medewerker na dat ene jaar ongeveer klaar is en niet gek is geworden of tussentijds ontslag genomen heeft. Of … of je kunt al je medewerkers (en gelukkig hebben we er veel in Amsterdam, zeker als je ook nog eens onze collega’s van de HvA-bibliotheek meetelt) inschakelen voor minimaal een werkdag en zo de werklast van een dergelijke exercitie over veel medewerkers verdelen. En dat gaan we dus deze zomer doen. Van directeur tot IBL-medewerker, van informatiespecialist tot metadataexpert, we worden allemaal ingeschakeld om in ons magazijn in Amsterdam-Zuidoost een wezenlijke bijdrage te leveren aan die broodnodige standcontrole. Alle leidinggevenden hebben niet alleen de opdracht gekregen zelf ook een dag hun bureau gedag te zeggen, maar daarnaast al hun medewerkers te enthousiasmeren en te faciliteren om bij te dragen aan deze gemeenschappelijke activiteit. Doel: een catalogus die alleen nog maar verwijst naar boeken die ook daadwerkelijk op de plank staan. Kortom: 0 (nul) p.o.’s (plaats open).

En wie profiteren hier nu wel niet allemaal van?

• gebruikers worden niet meer geconfronteerd met aanvragen uit het magazijn die niet gehonoreerd kunnen worden
• magazijnmedewerkers leggen niet voor niets kilometers af in het magazijn voor materiaal dat niet meer op de plank staat
• informatiespecialisten kunnen er bij deselectie uit de open opstelling op vertrouwen dat een tweede exemplaar van een titel niet alleen volgens de catalogus maar ook in werkelijkheid in het magazijn op de plank staat
• onze collega-UKB bibliotheken kunnen er bij hun deselectie-activiteiten op rekenen dat de holdinggegevens voor de UB Amsterdam in het GGC betrouwbaar zijn.

Noem dat maar eens niet een win-win-win-win-situatie. 😉

Zomerrustverstoorders

De nog heel fysieke bibliotheek

Vanmorgen was ik voor een projectteamvergadering in Amsterdam-Zuidoost, in ons hulpmagazijn (het IWO) waar eerst alleen maar de minder geraadpleegde werken en het (nog) ongecatalogiseerde materiaal werd geplaatst maar dat vanaf september ons belangrijkste boeken- en tijdschriftenmagazijn wordt. Dan wordt namelijk het magazijn in de UB aan het Singel ontruimd; de ca. 16 km. materiaal die daar nu nog staat wordt dan in twee maanden naar het IWO overgebracht. Voortaan wordt dan al het niet-bijzondere materiaal uit onze collectie uit dit ene magazijn uitgeleverd; het écht bijzondere materiaal staat natuurlijk bij de Bibliotheek Bijzondere Collecties aan de Oude Turfmarkt.

In de afgelopen maanden is door medewerkers uit alle afdelingen van de UB-organisatie gewerkt aan het selecteren, controleren en vervolgens daadwerkelijk van de planken verwijderen van ongeveer 8,5 km. tijdschriftbanden in het IWO. Als ik me dat probeer voor te stellen denk ik elke dag maar aan de afstand die ik naar en van werk moet fietsen; dat is nl. ook 8,5 km. En dan dus één aangesloten rij tijdschriftbanden waar je in zo’n 25 minuten langsfietst. Goed, al dat materiaal is in de afgelopen weken afgevoerd en dat heeft in een geweldige gatenkaas in het magazijn geresulteerd. Onderstaande foto geeft daar maar een heel gebrekkig beeld van.

En dus wordt er nu aan een tweede grote klus gewerkt: aanschuiven van kilometers boeken en tijdschriften op een zodanige wijze dat al het materiaal op een logische plek terecht komt (het meest aangevraagde materiaal bijvoorbeeld niet drie hoog achter), dat er op de juiste plaatsen voldoende ruimte is om groei op te vangen én dat de 16 km. die vanaf juli uit de binnenstad wordt overgebracht op een zodanige wijze wordt geplaatst dat het vanaf 1 september ook weer teruggevonden kan worden en kan worden uitgeleend. Een puzzel die niet eenvoudig valt op te lossen en waar je ook niet graag een foutje maakt dat later weer hersteld moet worden. In het IWO heeft de fysieke bibliotheek namelijk nog steeds een heel letterlijke betekenis. Elke band die verplaatst moet worden gaat door twee handen. Naast het reguliere magazijnpersoneel zijn er dan ook de nodige extra krachten aangetrokken die nu nog een paar weken hebben om deze Herculestaak te volbrengen. Dan volgt in juli en augustus de echte verhuizing, die weliswaar is uitbesteed maar die constant begeleid en gemonitord zal moeten worden. Dit slepen met tonnen boeken en tijdschriften wil je tenslotte maar een keer doen. Op de fiets terug naar de UB kon ik maar een ding denken: petje af voor wat er tot nu toe verricht is. En eigenlijk nog een tweede ding: alle vertrouwen dat het project op tijd en met het gewenste resultaat zal worden afgerond.

Bewaren, maar tot welke prijs?

Hoe gaan we om met de erfenis van ruim vijf eeuwen boekdrukkunst? Dat was eigenlijk de achterliggende vraag bij de informatiebijeenkomst die we vanmorgen georganiseerd hadden voor het Amsterdamse bibliotheekpersoneel. We, dat is het projectteam van het project Concentratie Magazijncollectie in IWO. Doelstelling van dat project is de magazijnfunctie van de UB te concentreren in het depot in Amsterdam-Zuidoost (het IWO), het magazijn in de Amsterdamse binnenstad te ontruimen én, zeker niet het onbelangrijkste, gedurende dat traject minimaal 10 kilometer uit ons huidige bezit van ca. 120 km. te verwijderen.

Tien kilometer is omgerekend, bij gemiddeld 40 banden per meter, zo’n 400.000 banden. Een omvangrijk en ingrijpend project dus. Essentieel in de uitvoering ervan zijn de afspraken die enkele jaren geleden in UKB-verband gemaakt zijn over het bewaren van het laatste gedrukte exemplaar van een tijdschrifttitel voor de collectie-Nederland. In het kader van die afspraken heeft iedere UKB-bibliotheek voor bepaalde disciplines de (eeuwige) bewaarplicht op zich genomen, waardoor andere bibliotheken, als zij daar reden toe zien, hun exemplaar af kunnen stoten zonder dat dat nadelige gevolgen heeft voor het totale bezit in die collectie-Nederland. Niet op alle plaatsen hetzelfde bewaren, maar de verantwoordelijkheid daarvoor delen en daarmee de breedte van het aanbod langdurig garanderen.

Die samenwerkingsgedachte achter het landelijke bewaarbeleid appelleert aan de sterk ontwikkelde samenwerking in de Nederlandse universitaire bibliotheekwereld. Maar het afstoten van 10 kilometer tijdschriftbanden staat haaks op de collectioneer- en bewaargedachte waarmee generaties bibliothecarissen zijn opgegroeid en grootgebracht. Dat kwam dan ook duidelijk naar voren in sommige reacties van de aanwezigen tijdens de informatiebijeenkomst. Kunnen we wel vertrouwen op die UKB-afspraken? (ja, maar enige aanscherping is nog wel gewenst) Betekent dit dat we van tijdschriften niet langer altijd meer een volledige reeks in het eigen magazijn hebben staan? (ja!) Gaan we nu geen materiaal afstoten dat achteraf waardevol blijkt te zijn? (nee, dat proberen we uiteraard te voorkomen door allerlei controles in te bouwen, maar een 100% garantie…)

De opkomst bij de bijeenkomst was hoog; het onderwerp leeft duidelijk. Dat legt op het projectteam nog eens een extra verantwoordelijkheid om dit project op een verantwoorde, controleerbare en (nou, vooruit) transparante wijze uit te voeren. Dat gaan we dan ook doen.