Charleston dag #1: collectiemanagement, semantiek en Roger Rabbit

 

Aan de hand van twee concrete voorbeelden uit de praktijk, één uit Michigan en één uit Maine, kwamen vandaag de ins en outs van het gezamenlijk bewaren van gedrukte monografieën (‘shared print management’) in een pre-conference sessie uitvoerig aan de orde.

De succesfactoren van dergelijke initiatieven zijn duidelijk:

• er moet al een gedeelde cultuur van samenwerking tussen de deelnemende instellingen zijn, een vertrouwensbasis
• een gedeelde (regionale of nationale) catalogus helpt
• er moeten voldoende data beschikbaar zijn over de aanwezigheid én het gebruik (= uitleningen) van de in aanmerking komende collecties
• een robuust systeem van interbibliothecair leenverkeer waarin snelle levering voorop staat

Daarnaast helpt (‘carrot‘) een subsidie of andere separate financiering om het proces op gang te helpen en anders (‘stick’) het simpele probleem van tekort schietende ruimte voor concurrerende gebruiksdoeleinden.

Deze preconference werd georganiseerd door SCS, Sustainable Collection Services, het bedrijf van Rick Lugg en Ruth Fischer waarvoor ik wel vaker hier aandacht heb gevraagd. SCS heeft zich gespecialiseerd in het langs geautomatiseerde weg selecteren van titels die in aanmerking komen om afgestoten te worden én van titels die juist in aanmerking komen voor langdurige bewaring. Feitelijk gaat het bij shared print management om twee zijden van dezelfde medaille: zodra je gezamenlijk afspraken maakt om een bepaald minimum aantal exemplaren van elke titel beschikbaar te houden voor de groep die samen wil werken (= bewaren), identificeer je meteen de exemplaren van diezelfde titel die eventueel in aanmerking komen om gedeselecteerd te worden (= afstoten). Verschillende deelnemers bepleiten tijdens de discussies het belang van het benadrukken van dat positieve element, het bewaren, tegenover het meer negatieve, het ‘weggooien’, zeker in communicatie over dit onderwerp met facultaire gebruikersgroepen. Je zou dat een kwestie van semantiek kunnen noemen, maar met minstens net zoveel kracht van argumenten ook een nuchtere weergave van wat er feitelijk gebeurt.

En hoe zit het dan met Roger Rabbit? Een van de sprekers tijdens de preconference verzorgde enkele presentaties. Na zijn eerste daarvan twijfelde ik nog, maar na de tweede wist ik het zeker: dit was de reïncarnatie van Judge Doom uit Who Framed Roger Rabbit?! De gelijkenis was overweldigend.

Bewaarbeleid toegelicht

Vanmiddag was ik te gast bij de herfst-vergadering van de Vereniging voor het Theologisch Bibliothecariaat (VThB), het samenwerkingsverband van wetenschappelijke en speciale bibliotheken in Nederland (en Vlaanderen, bleek mij tijdens de bijeenkomst) met belangrijke theologische collecties. Mij was gevraagd een toelichting te komen geven op het bewaarbeleid van de 14 UKB-bibliotheken t.a.v. gedrukt materiaal, een verzoek waaraan je als voorzitter van de UKB-werkgroep Collectiemanagement uiteraard graag voldoet. Het UKB-bewaarbeleid is tenslotte een van de belangrijke aandachtspunten van genoemde werkgroep.

Op de website van UKB staat de nodige informatie over dat bewaarbeleid; onderstaande presentatie voegt daar nog de nodige detaillering aan toe.

Belangrijkste discussiepunt na de presentatie betrof de vraag in hoeverre niet-UKB-bibliotheken zich bij het UKB-bewaarbeleid kunnen aansluiten. Deze bibliotheken beschikken vaak over unieke collecties gedrukte monografieën en tijdschriften waarvan behoud voor de collectie-Nederland ook in het belang is van de universiteitsbibliotheken. Laat dit nu juist een van de agendapunten op de komende vergadering van de werkgroep zijn. (en toeval bestaat uiteraard niet)

Weekend(= vakantie)vitaminen #35

Op het nachtkastje

• D-Lib Magazine (July/August 2012). Special issue over data mining.
• SPEC Kit 328: Collaborative Teaching and Learning Tools (ARL)
• Digitale drempels. Knelpunten voor legaal digitaal aanbod in de creatieve industrie (SEO)
• Print Management at “Mega-scale”: a Regional Perspective on Print Book Collections in North America (OCLC Research)
• David A. Bell, ‘The Bookless Library’ (The New Republic)
• Brian Cox & Margi Jantti, ‘Discovering the Impact of Library Use and Student  Performance’ (EDUCAUSEreview Online)
• Milena Dobreva e.a., User Studies for Digital Library Development, Facet Publishing, 2012

Beeld van de (komende) week (weken)

Weekendvitaminen #31

Op het nachtkastje

• Accessibility, sustainability, excellence: how to expand access to research publications (The Finch Report; executive summary)
• Green and Gold Open Access Percentages and Growth, by Discipline. Gelet op het co-auteurschap van Stevan Harnad hoeft de voornaamste aanbeveling (Mandate Green Open Access!) niet te verbazen. De groei van OA stagneert namelijk.
• Rick Lugg, Curating Collective Collections – Library Logistics: Archiving & Servicing Shared Print Monographs (pre-print)
• Eric Hellman, Open Access E-books

Beeld van de week

Het bericht stond gisteren plompverloren opeens prominent op de universitaire website:

Zwaar weer Amsterdam University Press
Onder meer als gevolg van sterk toenemende verliezen is Amsterdam University Press in zwaar weer terecht gekomen. Teneinde de continuïteit van het bedrijf te waarborgen is besloten de huidige statutaire directie te vervangen. Over de nieuwe directie volgen op korte termijn nadere berichten.
De Universiteit van Amsterdam is er trots op een instituut als de Amsterdam University Press in zijn gelederen te hebben en realiseert zich dat dit een unieke situatie is waar andere universiteiten in binnen- en buitenland met enige afgunst naar kijken. Alle inspanningen zijn er dan ook op gericht AUP als podium voor wetenschappers te behouden.

Dat universitaire uitgeverijen het moeilijk hebben is genoegzaam bekend, maar dat het blijkbaar zo slecht gaat met onze eigen AUP verraste me wel. Enkele weken geleden maakte het bericht dat de University Press of Missouri haar deuren moest sluiten een fikse discussie los bij onze Amerikaanse collega’s, waarbij nog maar eens op de discrepantie werd gewezen tussen de bedragen die nodig zijn om deze universiteitsuitgeverij overeind te houden ($ 400.000) en de bedragen die binnen de Amerikaanse universitaire wereld worden uitgegeven aan de ondersteuning van sportactiviteiten. Bij de UvA is dat niet aan de orde, maar worden hopelijk toch de benodigde gelden gevonden om de AUP in leven te houden. In haar twintig jarig bestaan heeft de uitgeverij een rijk fonds opgebouwd van ca 1.400 titels een een belangrijke bijdrage geleverd aan de discussie over het open access uitgeven van monografieën (het OAPEN-project). Dat zou niet op deze wijze moeten eindigen.

Weekendvitaminen #23

Op het nachtkastje

• De teller van The Cost of Knowledge staat sinds begin deze week boven de 10.000 ondertekenaars, maar You’ve signed the Boycott, now what? A SPARCGuide for Campus Action.
• OCLC Print Archives Disclosure Pilot final report, hoe MARC tag 583 gebruikt kan worden om vast te leggen wie welke gedrukte tijdschriften blijft bewaren.
• De Nederlandse universiteiten. Feiten en cijfers 2012 van het Rathenau Instituut. Met interessante cijfers over o.a. het fiks dalende percentage ondersteunend personeel bij de universiteiten.

Beeld van de (afgelopen en de komende) week

(dus even geen tijd voor andere zaken)

Weekendvitaminen #16

Op het nachtkastje

• Terwijl de groei van het aantal ondertekenaars van de anti-Elsevier actie The Cost of Knowledge lijkt af te vlakken (al enige dagen zit het aantal ondertekenaars tegen de 8.000 aan te hikken), speculeren beurs-analisten over de lange termijn-consequenties van The Academic Spring (a.k.a. Occupy Elsevier). Claudio Aspesi is nog niet onder de indruk van het aantal ondertekenaars en wijst op de cruciale rol van de editorial boards van de Elsevier-tijdschriften. Behoren zij (en zo ja, in welke mate?) tot de ondertekenaars?
• Demystifying the Data Interview: Developing a Foundation for Reference Librarians to Talk with Researchers about their Data, door Jake R. Carlson (Purdue University)
• IFLA’s Key Issues for e-Resource Collection Development: A Guide for Libraries

Beeld van de week

Het is een prachtig beeld: een wat gedrongen, kleinere man voor een batterij scheepscontainers. Brewster Kahle, grondlegger en drijvende kracht achter het Internet Archive en de Wayback Machine, inspecteert zijn papieren archief ergens buiten San Francisco. Kahle wil niet langer alleen het internet archiveren, maar wil er tevens voor gaan zorgen dat het gedrukte boek tot in de eeuwigheid bewaard en raadpleegbaar blijft. En dus vult hij momenteel zeecontainer na zeecontainer met afgeschreven en afgedankte boeken, elke week 20.000 verse banden. ‘One copy in one institution is not good enough’, volgens Kahle. En dus verwacht hij in de komende jaren een groei van nu 500.000 banden naar 10 miljoen banden (terwijl Google naar het schijnt inmiddels de 20 miljoen gescande boeken is gepasseerd). En is hij inmiddels ook al met de opslag van films begonnen.

Ook bewaren is samenwerken

Vandaag de hele dag in Leiden voor overleg met landelijke collega’s in de UKB-werkgroep Collectiemanagement. Kennisdeling is een belangrijke doelstelling van deze werkgroep en vanuit Leiden werden vandaag de implementatie van Primo als hun nieuwe discovery & delivery tool en de keuze voor de Library of Congress Classification als nieuwe plaatsingssysteem voor de open opgestelde collectie in de Leidse UB toegelicht. Aangezien beide onderwerpen op dit moment ook in Amsterdam ter hand worden genomen en er de nodige afstemming plaatsvindt met Leiden, leverde dit voor mij niet al te veel nieuwe gezichtspunten op maar voor onze collega’s uit andere UBs des te meer. Zo installeren we beide op dit moment Primo, maar blijken wij (en ook anderen die daarmee bezig zijn – geweest -  zoals Wageningen en de VU) soms toch heel verschillende keuzes te maken. Voor die instellingen die nog niet zo ver zijn, levert dat interessante input voor hun eigen keuzetraject.

Het is echter niet alleen maar kennisdeling, er wordt soms ook ‘echte’ besluiten voorbereid voor UKB. Deze keer konden we tevreden vaststellen dat onze voorstellen t.a.v. het bewaarbeleid voor monografieën (‘boeken’) door UKB zijn aanvaard. Dat is een belangrijke mijlpaal. Vijf jaar geleden zijn de bewaarregels t.a.v. gedrukte tijdschriften vastgesteld: de UKB-bibliotheken hebben toen afgesproken gezamenlijk minimaal één gedrukte reeks van elk tijdschrift te behouden voor de Wetenschappelijke Collectie Nederland. Daarvoor zijn bewaarafspraken per wetenschappelijke discipline afgesproken, waardoor de ‘bewaarlast’ over alle UKB-bibliotheken is verdeeld. Voor gedrukte boeken is nu de afspraak gemaakt dat er van ieder gedrukt boek minimaal twee exemplaren (op twee verschillende locaties) bewaard moeten worden voor de WCN. Zolang er ergens bij de UKB-bibliotheken nog twee exemplaren aanwezig zijn, kunnen de andere bibliotheken hun exemplaar van die titel uit hun collectie verwijderen, als zij daar reden toe zien. Dat laatste is niet zonder belang: het gaat niet om een ‘opdracht’ van UKB om nu op te gaan ruimen, het gaat alleen om een stelsel van afspraken dat toegepast moet worden op het moment dat een bibliotheek in haar collectie materiaal wil gaan afstoten (deselecteren in het jargon). Daarmee is een gemeenschappelijke basis gecreëerd voor het bewaarbeleid van individuele instellingen, en dat is winst. De nieuwe afspraken komen binnenkort op de UKB-website beschikbaar.

Minder is meer

Less is More, het is al aan menige auteur voorgehouden. Of in een van de vele varianten, zoals Kill Your Darlings en, in het Nederlands, schrijven is schrappen. Maar ook bijvoorbeeld in de schilderkunst, architectuur en mode wordt het less is more, een beetje afhankelijk van de heersende trends, veelvuldig beleden. Maar in de wetenschappelijke informatievoorziening? We willen toch juist alleen maar echt méér. Geen giga-, tera-, peta- of exabytes aan informatie, maar liever zetta- of yottabytes.

En dan nu een rapport uit Engeland met als titel Less is More. Het is de weerslag van een discussiedag in de Britse bibliotheekwereld over nut en noodzaak van een gezamenlijke aanpak van het bewaren van gedrukte monografieën. Met als uitkomst een wellicht verrassende conclusie: “The steer from the delegates was though it would be useful to address these issues collaboratively it was not currently top of their institution’s priorities.” Uiteraard kan er doorgeborduurd worden op bestaande kleinere, m.n. regionale initiatieven maar een nationaal initiatief wordt niet nodig geacht. Er zijn dan ook geen concrete aanbevelingen uit de studiedag voortgekomen, bijvoorbeeld om langs de lijnen van de UK Research Reserve voor tijdschriften iets gelijksoortigs voor monografieën op te zetten. De belangrijkste reden? Deze lijkt het: “For journals releasing space by deduplicating long print runs was a relatively easy quick win. There may be no such incentive to rationalise monograph collections.”

Dat deed me nog een keer achter de oren krabben wat betreft de titel van de rapportage: Less is More. Toen ik het rapport nog niet gelezen had, dacht ik: ‘ja, (gezamenlijk) minder dezelfde monografieën bewaren, dat levert meerwaarde (namelijk besparingen) op.’ Ná lezing blijf ik wat in verwarring achter. Hoezo Less is More? Heeft dat alleen betrekking op minder centrale sturing dat tot betere resultaten zou leiden? Maar misschien schiet m’n Engels, of m’n fantasie, hier wel gewoon tekort.

Overigens, één citaat uit dit rapport mag hier niet ontbreken:

The meeting closed with a straw poll. This revealed no clear wish to pursue the idea on a national scale at this time. However a clear message resounded in delegates’ ears as they left. Whatever happened next a ‘doing no harm’ principle in holistic collection management local initiatives must be preserved.

Hear, Hear!

Twee dagen UKB

In de afgelopen twee dagen veel op stap geweest voor overleg in UKB-verband. Gisteren naar m’n ‘eigen’ club, de UKB-werkgroep Collectiemanagement in Groningen, en vandaag als vervanger van Nol naar UKB Plenair in Utrecht. In Groningen was het volle bak, alleen Twente ontbrak op het appèl. Naast de gebruikelijke uitwisseling van lokale ontwikkelingen en ervaringen (e-books, discovery tools, workflows) stond een eerste voorstel voor gezamenlijk UKB-bewaarbeleid voor gedrukte monografieën op de agenda. Vijf jaar geleden zijn in UKB-verband de eerste afspraken gemaakt over het bewaren van het laatste gedrukte exemplaar van elke tijdschrifttitel bij de gezamenlijke UKB-bibliotheken (ook wel aangeduid als de Wetenschappelijke Collectie Nederland) en nu, onder de gecombineerde druk van vollopende magazijnen, bezuinigingen en toenemende digitalisering, heeft UKB aan de werkgroep ook om een regeling voor monografieën gevraagd. Over de uitgangspunten konden we het betrekkelijk snel eens worden en met wat kleinere aanvullingen zal de notitie nu aan UKB Plenair worden voorgelegd. Een mooi voorbeeld van concrete samenwerking tussen de 14 UKB-bibliotheken en mogelijk de basis om in de komende jaren nog de vervolgstap te zetten naar een (of meerdere) gezamenlijke depots voor minder gebruikt materiaal.

Waar levert samenwerking meerwaarde op en hoe ver zijn bibliotheken bereid om gezamenlijke belangen te laten prevaleren boven hun eigen particuliere belangen? Dat vormde het onderliggende thema bij de bespreking vandaag in UKB Plenair van het concept-beleidsplan voor de periode 2011-2015. In een terugblik op het vorige beleidsplan werd geconstateerd dat de vier jaar geleden geformuleerde ambities op het gebied van intensieve(re)  samenwerking duidelijk niet gerealiseerd zijn. Daarom wordt voor de komende jaren voor een lager en realistischer ambitieniveau gekozen, met onderwerpen waarop die samenwerking over de volle breedte van UKB gezocht wordt en onderwerpen waarop die samenwerking eerder in kleiner verband (gelijkgestemden; gelegenheidscoalities) gerealiseerd zal worden. Tevens werd geconstateerd dat samenwerking geen doel op zich is, maar altijd in relatie gezien moet worden met de opdracht waar alle UBs voor staan: het ondersteunen van het lokale onderwijs en onderzoek op een kostenefficiënte wijze.

Die kosten kwamen in de middagsessie nadrukkelijk aan de orde toen door alle aanwezige bibliothecarissen een korte presentatie werd verzorgd over de actuele financiële situatie binnen hun instelling (inclusief bibliotheek) en de verwachte bezuinigingen in de komende jaren. De Erasmus Universiteit kon als enige een lichte stijging van het budget melden; overal elders wordt er meer of minder ernstig bezuinigd op de universitaire bibliotheekvoorzieningen in de komende jaren. De verschillen zijn overigens groot tussen de verschillende bibliotheken, niet alleen qua omvang van hun budget, maar ook wat betreft de wijze van financiering van de bibliotheek en welke kosten wel/niet in dat budget zijn meegenomen. Een constante kwam echter steeds terug: het aandeel van de kosten van de ‘big deals’ voor elektronische tijdschriften in het totale collectievormingsbudget is overal zo groot geworden dat verdere stijging van die kosten eigenlijk niet meer mogelijk is. Dat is dan ook de boodschap die aan de uitgevers is meegegeven in de onderhandelingen over de ‘big deals’ die dit jaar verlengd moeten worden (met Springer, Wiley-Blackwell en Sage). Dat zullen geen eenvoudige onderhandelingen worden.

Weekoogst #58

One for All and All for One?

Deze verzuchting van collega Lukas Koster bekruipt je af en toe ook als je de Nederlandse discussie over de gemeenschappelijke informatie infrastructuur (GII) volgt en de moeizame verhouding daarbinnen tussen openbare bibliotheken enerzijds, universiteitsbibliotheken anderzijds en de Koninklijke Bibliotheek die hierin een geheel eigen koers probeert te varen. En je ziet die tweedeling ook terugkeren in de actuele discussie in de VS over Robert Darntons idee van een Digital Public Library of America (DPLA). Deze heeft namelijk al aanleiding gegeven tot twee nieuwe acroniemen, de SDLA en de NDLA. De Scientific Digital Library of America voor de wetenschappelijke wereld en de National Digital Library of America voor de openbare bibliotheken. Sommigen in de discussie zien die scheiding met leedwezen aan en pleiten, zoals Karen Coyle, hartstochtelijk voor een ‘One for All and All for One’. De belangen lopen echter voor de veschillende doelgroepen niet voor de volle 100% parallel en dat maakt een gezamenlijk optrekken er niet eenvoudiger op. In de VS net zo min als in Nederland.

Het Spitsbergen-archief
Brewster Kahle’s Internet Archive richt zich niet meer alleen op het archiveren van het wereldwijde web en het digitaliseren van gedrukt materiaal, maar heeft zich nu ook de ambitie gesteld eenmaal gedigitaliseerde boeken voor de eeuwigheid in hun fysieke staat te bewaren. Op dit moment denkt Kahle aan een opslagfaciliteit voor ca. 10 miljoen boeken die netjes verpakt in verhuisdozen in aangepaste scheepscontainers worden opgeslagen in Richmond, California.

In een uitvoerige toelichting op het waarom van deze activiteit verwijst Kahle naar de Wereldzaadbank op Spitsbergen: “A seed bank might be conceptually closest to what we have in mind: storing important objects in safe ways to be used for redundancy, authority, and in case of catastrophe.” Mooi initiatief. Donaties, zowel van boeken als van geld, zijn overigens van harte welkom!

Espresso on the move
Nederland beschikt inmiddels, als enige land op het Europese continent, over twee Espresso Book Machines, met dank aan het American Book Center. Elders in Europa is de markt er blijkbaar nog niet rijp voor. Een indicatie voor hoe het met de acceptatie en penetratie van e-books staat? Wellicht.

Elders in de wereld groeit het aantal EBMs langzaam maar gestaag, zowel bij universiteitsbibliotheken en -boekwinkels als in het reguliere boekhandelcircuit, maar een echte verkoophit lijkt het nog niet te zijn.