Europees aanbesteden

Sinds vorige week is het zo ver: de Europese aanbesteding voor een nieuw bibliotheeksysteem voor de bibliotheken van de UvA en de mediatheek van de HvA is officieel gestart. In krap drie maanden is een uitvoerig aanbestedingsdocument opgesteld waarin al onze eisen en verlangens zijn neergelegd. Gelukkig konden we gebruik maken van werk dat elders al gedaan was, het wiel hoefde niet opnieuw uitgevonden te worden. Desondanks was het een behoorlijk zware bevalling en terecht is de afronding van deze fase dan ook met een borrel gevierd. Geïnteresseerde leveranciers (de ExLibrissen, OCLCs en Talissen van deze wereld) hebben nu tot 1 juli de tijd om een offerte uit te brengen; begin juni kunnen ze bij ons terecht met hun vragen n.a.v. het aanbestedingsdocument en kunnen ze zich op de hoogte stellen van de lokale situatie. Die is met een centrale UB, een paar faculteitsbibliotheken én een hogeschool-mediatheek redelijk gecompliceerd.

Een kleine vijftien jaar geleden maakten we in Amsterdam de overstap naar het LBS van Pica. Echt een keuze uit vrije wil was dat niet; er werd destijds sterke druk op de UvA uitgeoefend om als laatste grote UB in Nederland over te stappen naar Pica en directe aansluiting te zoeken bij het GGC. Deze keer is het wel onze eigen keuze om op zoek te gaan naar een ander bibliotheeksysteem, een systeem dat uiteraard beter zou moeten presteren dan het huidige LBS. Dat een dergelijke zoektocht tegenwoordig Europees aanbesteed moet worden, beperkt overigens in aanzienlijke mate de keuzevrijheid. We kunnen straks niet zeggen ‘dit vinden wij de beste aanbieder/leverancier’; de beste aanbieder is de leverancier die het hoogste scoort op basis van de aan de verschillende specificaties toegekende punten in het aanbestedingsdocument. Het is zelfs denkbaar dat onze favoriete leverancier, mochten we die al hebben, uiteindelijk niet intekent. Spannend dus wat de uitkomst zal zijn. Het aanbestedingsdocument zelf is overigens gedurende de procedure nog geheim en alleen voor geïnteresseerde leveranciers te verkrijgen bij het gespecialiseerde bureau dat ons bij deze aanbesteding ondersteunt.

Het is overigens niet onze eerste ervaring met het Europees aanbesteden. In februari deden we dat ook al voor de invoering van RFID bij alle UvA-bibliotheken. Die procedure is vooralsnog niet met succes afgerond, maar daar moet de verantwoordelijke projectleider Driek Heesakkers nog maar eens uitvoeriger op zijn blog over rapporteren.